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【個人事業主】従業員の雇い方―提出する書類や事務作業一覧

個人事業主(フリーランス)が事業を拡大していくと、自分ひとりだけでは手が足りなくなり、人を雇うことを考え始めるタイミングがいつか来るかと思います。

いざ人を雇おうと思っても、どういった手続きや、人を雇うことでどういった事務作業が増えるのかよくわかりませんよね。

この記事では、個人事業主(フリーランス)が従業員やアルバイトを雇ったときにする手続きおよび提出する書類についてと、従業員を雇うことで増える事務作業について解説していきます。

最初に個々の提出書類や事務作業についての解説、最後に提出書類と提出期限を簡潔に表にまとめてあります。

雇用手続きや、事務作業中の確認用としても使ってみてください。

従業員を雇った時にすること一覧

1.労働条件通知書を交付

従業員を雇った場合、個人事業主(フリーランス)の場合でも従業員・アルバイトに対して労働条件を書面で明示することが義務づけられています

労働基準法第15条第1項では、次のように定められています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

この「厚生労働省令で定める事項」とは、具体的にどういったものになるのでしょうか。

厚生労働省令で定める事項」は、労働基準法施行規則第5条第1項に規定されており、次の通りです。

  1. 労働契約の期間に関する事項
  2. 就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
  3. 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項
  4. 賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  5. 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
  6. 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
  7. 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項
  8. 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
  9. 安全及び衛生に関する事項
  10. 職業訓練に関する事項
  11. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
  12. 表彰及び制裁に関する事項
  13. 休職に関する事項

労働条件通知書のテンプレートについては、厚生労働省のホームページからダウンロードが可能なほか、「労働条件通知書 テンプレート」等で検索するとでてくるかと思います。

労働条件の明示は、これまでは書面での交付が義務付けられていましたが、2019年4月1日以降から、労働者が希望した場合にFAX、電子メール、LINE等のSNSメッセージ機能での交付もできるようになりました。

ただし、出力して書面に印刷できるものに限られます。

2.給与支払事務所等の開設届出書

従業員を雇用してから、1ヶ月以内に税務署に「給与支払事務所等の開設届出書」を持参または郵送で提出します。

雇った従業員が一人だけの場合でも、提出する必要があります。

提出しない場合でも特に罰則はありませんが、事業主は従業員の給与から所得税を徴収し、翌月10日までに納付することが義務づけられています。

「給与支払事務所等の開設届出書」を提出することにより、税務署から必要な書類が送られてきますので、従業員を雇った場合には提出しておきましょう。

また、開業と同時に従業員を雇う場合、開業届に給与支払いに関する事項を記入することにより「給与支払事務所等の開設届出書」の提出を省略することが可能です。

3.青色事業専従者給与に関する届出書

青色申告をする場合で、生計を一にする配偶者その他の親族に給与を支払う場合は「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署に提出します。

提出期限は、事業を開始してから2ヶ月以内、もしくは青色事業専従者給与額を経費として算入しようとする年の3月15日までとなります。

通常、生計を一にする配偶者その他の親族に支払う給与は原則として必要経費になりませんが、「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出することにより、その全額を経費とすることができます。

「生計を一にする」の意味がわかりにくいですが、生活資金を共にしている家族であり、同居しているかどうかは関係がありません。

単身赴任や就学、療養のために別居している場合でも、仕送りをしている場合は「生計を一にする」ものとして取り扱われます。

例外はあるものの、基本的には住民票に記載のある同世帯主のもとで生活している家族、と考えてよさそうです。

4.源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

事業主は従業員を雇うと、給与から所得税を徴収し、翌月10日までに納付することが義務付けられています。

源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を税務署に提出することにより、毎月行わなければならない源泉徴収した所得税の納付を、次のように年2回にまとめて納付することができます。

徴収期間納付期限
1月~6月までに徴収した所得税7月10日まで
7月~12月までに徴収した所得税翌年1月20日まで

なお、申請書の提出期限は特に定められておらず、提出した日の翌月に支払う給与から適用されます。

また、給与の支給人員が10人未満である源泉徴収義務者のみがこの特例を受けることができ、10人以上いる場合は対象外となります。

この特例を受けるつもりがない場合は、提出する必要はありませんので、毎月の納付が大変と感じた場合に提出してみてください。

5.労働保険関係の手続き

労働保険とは、「労災保険」と「雇用保険」のことをいいます。

このうち「労災保険」については、従業員(青色事業専従者を除く)を一人でも雇っている場合は原則として加入する必要があります。

保険関係が成立した翌日から起算して10日以内に「保険関係成立届」を、50日以内に「概算保険料申告書」を所轄の労働基準監督署へ提出しましょう。

この2つは同時に提出することが多い印象です。

保険料の申告は労働基準監督署への提出となりますが、保険料の納付は銀行や郵便局、インターネットバンキングからもできます。

なお、個人経営の農業・畜産業・養蚕業・林業・水産業で一定の条件を満たす場合は、暫定任意適用事業所にあたり、労災保険への加入は任意となります。

6.雇用保険関係の手続き

雇用保険に加入するには、次の条件を満たす必要があります。

  1. 31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者であること
  2. 1週間の所定労働時間が 20 時間以上であること

この条件を満たす従業員(青色専従者を除く)を雇う場合は、雇用してから10日以内にハローワークに「雇用保険適用事業所設置届」を提出します。

また、従業員を雇用保険に加入させるには「雇用保険被保険者資格取得届」を資格取得の事実があった日の翌月10日までに提出する必要があります。

雇用保険被保険者資格取得届」に関しては、雇用保険加入の対象となる従業員を雇うたびに提出する必要があり、原則として添付書類は必要ありませんが、下記の条件に当てはまる場合は必要となります。

  1. 事業主が初めて被保険者資格取得届を提出するとき
  2. 提出期限を過ぎて提出するとき
  3. 過去3年間に事業主の届出に起因する不正受給があった場合
  4. 労働保険料の納付が著しく不適切なとき

当てはまる場合の添付書類は、次の通りです。

  • 賃金台帳
  • 労働者名簿
  • タイムカード(出勤簿)
  • 雇用契約書 等

詳細は管轄のハローワークでご確認ください。

7.社会保険関係の手続き

常時5人以上の従業員を雇用している場合、健康保険や厚生年金等の社会保険の手続きが必要となります。

従業員が5人未満の場合や、飲食店やクリーニング業といった一部の業種では、従業員を5人以上雇用している場合でも社会保険への加入は任意となります。

社会保険に加入すべき要件を満たした場合、事実発生から5日以内に年金事務所に「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を提出します。

この時、90日以内に発行された事業主の世帯全員の住民票を添付書類として一緒に提出する必要がありますので、事前に用意しておきましょう。

また、社会保険加入対象の従業員を雇用するたびに「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を年金事務所に提出する必要があります。提出期限は事実発生から5日以内です。

社会保険加入者に扶養者がいる場合や、婚姻等により扶養者ができた場合は「健康保険 被扶養者(異動)届」も提出しましょう。こちらは異動の都度、年金事務所に提出をする必要があり、住民票等の添付書類が必要となる場合があります。

なお、扶養者の年収が130万円を超える場合は社会保険の扶養対象となりません。

従業員を雇うことで増える事務作業

個人事業主(フリーランス)が一人で事業を行う場合は、事務作業は帳簿作成と確定申告、償却資産の申告書の提出ぐらいかと思います。

では、従業員を雇った時には、どういった事務作業が増えるのでしょうか。

解説していきます。

1.給与計算

まずは給与計算です。

従業員がいない場合は、利益がそのまま自分の所得となりますので、当然給与計算をする必要はありません。

ですが、従業員を一人でも雇うと毎月の給与計算が必要となります。

従業員の収入が年間103万円以下かつ、月額給与が88,000円未満であれば所得税の徴収が0円となり、単純な時給計算のみで済むので、電卓計算でも簡単にできます。

そうでない場合は、所得税や各種保険等の計算も必要となりますので、従業員が一人のみであっても給与計算ソフトの使用をおすすめします。

年末調整や源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書の作成も給与ソフトで可能なので、事務作業の手間を省くことができます。

個人的には「マネーフォワードクラウド 給与」がおすすめです。

給与計算関係以外にも、会計・確定申告、経費、請求書、勤怠、マイナンバー等の他のサービスも利用でき、かつ月額料金も他のソフトと比べて安めなので。

公式サイト:マネーフォワードクラウド

2.所得税の源泉徴収

事業主は従業員の給与から所得税を徴収し、翌月10日までに納付することが義務づけられています。

給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書」に、徴収した所得税を記載し、税務署もしくは銀行や郵便局などの金融機関で納付をします。

毎月銀行に行くのも時間がもったいないので、e-Taxを使ってネットバンキングから納付をおすすめします。

e-Taxやネットバンキングを使って事務作業を効率化していくことにより、無駄がなくなり本業に集中できるようになります。

給与の支給人員が10人未満で「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を提出している場合は、年2回の納付となりますので、毎月の納付が大変と感じる場合は提出しておきましょう。

3.年末調整、源泉徴収票の作成

年末調整とは、一年間の給与から徴収した所得税を再計算し、所得税の過不足を清算する制度です。

12月~1月に所得税が還付され給与の手取りが増えたりする等、会社に勤めている時に何度も経験しているかと思います。

年末調整は、後述する法定調書の期限が翌年の1月31日までとなっており、それまでに終わらせる必要があります。

また、年末調整後は、税務署用と従業員分の源泉徴収票を発行する必要があります。

ただし、税務署に提出する源泉徴収票は、次に該当する場合のみとなります。

年末調整をしたもの

  1. 法人の役員で給与等の支払金額が150万円を超えるもの
  2. 弁護士、司法書士、税理士等で、給与等の支払金額が250万円を超えるもの
  3. 上記以外で、給与等の支払金額が500万円を超えるもの

年末調整をしなかったもの

  1. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出し、退職した方や、源泉徴収の猶予を受けた方で、給与が250万円を超えるもの
  2. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出し、給与が2,000万円を超えるため、年末調整をしなかったもの
  3. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出しなかった方で、給与が50万円を超えるもの

4.法定調書、給与支払報告書の提出

1月31日までに、法定調書合計表を税務署に、給与支払報告書を市区町村に提出することが義務づけられています。

どちらも年末調整後に作成する書類です。

法定調書合計表とは、各種源泉徴収票や支払調書の合計金額を集計して記載する法定調書です。

給与支払報告書とは、源泉徴収票とほぼ同じ内容ですが、個人別明細表と総括表の2つの組み合わせであり、住民税の計算の元となる報告書です。

原則として、給与支払報告書はすべての従業員について提出が義務付けられていますが、年間支払額が30万円以下の退職者については提出しなくてもよいとされています。

5.労働保険の年度更新

労働基準監督署に保険関係設立届を提出しているのであれば、毎年、労働保険の年度更新の時期になると申告書類一式が送られてきます。

労働保険料は、毎年4月1日から翌年3月31日までの1年間を単位として計算され、年度ごとに労働保険料を概算で前払いし、年度末に保険料が確定したあとに清算する方法となっています。

労働保険の年度更新では、前年度の確定保険料の申告・納付と、新年度の概算保険料を納付するための申告・納付をしなければなりません。

なお、提出期限は6月1日から7月10日までとなっています。

6.社会保険料の算定基礎届の提出

健康保険・厚生年金保険 新規適用届を提出している場合、毎年、6月上旬から6月下旬までに年金事務所から「算定基礎届」の申告書類一式が送られてきます。

提出期限は7月1日から7月10日までとなります。

算定基礎届」とは、4月から6月の期間に支払った賃金から標準報酬月額を算出するための届出です。

この「算定基礎届」に書かれた内容に基づき、各従業員が納める保険料が計算されます。

余談ですが、よく4月5月6月の残業は損をすると言われるのは、この期間に支払った給与で社会保険料が決定されるせいです。

給与が高くなる分、社会保険料も増えますので。

7.雇用・退職の手続き

従業員を雇う、もしくは従業員が退職する都度、保険関係の手続きや源泉徴収票の発行等をしなければなりません。

雇う場合の手続きは、当記事で書いた通りですが、退職時の手続きに関してはまた別の記事で解説する予定です。

まとめ

従業員を雇った時にすること まとめ

提出先提出書類期限
従業員労働条件通知書雇用するとき
税務署給与支払事務所等の開設届出書雇用から1ヵ月以内
青色事業専従者給与に関する届出書事業開始2ヵ月以内
経費算入年の3月15日まで
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書随時
労働基準監督署保険関係成立届雇用から10日以内
概算保険料申告書雇用から50日以内
ハローワーク雇用保険適用事業所設置届雇用から10日以内
雇用保険被保険者資格取得届雇用から10日以内
年金事務所健康保険・厚生年金保険 新規適用届事実発生から5日以内
雇用保険被保険者資格取得届事実発生から5日以内
健康保険 被扶養者(異動)届随時

従業員を雇うと増える事務作業 まとめ

提出(支払)先事務作業期限
従業員給与計算・支払い・明細の作成毎月
雇用・退職の手続き随時
年末調整1月31日まで
源泉徴収票の発行12月か1月の給与支払時
税務署
金融機関
源泉徴収した所得税の納付翌月10日まで
もしくは
7月10日と1月20日までの2回
税務署法定調書合計表の提出1月31日まで
源泉徴収票の提出1月31日まで
市区町村給与支払報告書の提出1月31日まで
労働基準監督署労働保険の年度更新6月1日から7月10日まで
年金事務所算定基礎届の提出7月1日から7月10日まで

従業員を一人雇うだけで、かなり多くの手続きや事務作業が増えます。

なるべく人を雇わない方が、事務作業も少なく本業に集中できますが、事業を拡大しようとするとそうも言ってられません。

給与計算、年末調整、源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書の作成は給与計算ソフトですべてできますので用意しておきましょう。

おすすめは「マネーフォワードクラウド 給与」です。

おおまかに必要なものの一覧を書いてあるだけなので、場合によっては提出物に添付書類が必要になる場合もあります。提出する前に、一度調べてみて下さい。

すべて役所に回って提出するのも大変ですので、インターネットバンキングの利用や、郵送もしくはe-TaxやeLTax等の電子申告の利用をおすすめします。